Das Anforderungsprofil: woran Besetzungen schon vor der Suche scheitern

Wenn eine Suche nach drei Monaten ohne Ergebnis dasteht, liegt es selten an der Ansprache. Meistens liegt es daran, dass gesucht wurde, was es so nicht gibt. Das Anforderungsprofil ist der Punkt, an dem eine Besetzung gewonnen oder verloren wird – lange bevor jemand angesprochen wird.

Die Wunschliste und der Markt

Fast jedes Profil, das uns erreicht, ist zunächst eine Wunschliste: mehrjährige Erfahrung, Zusatzqualifikation, Software-Kenntnisse, Führungserfahrung, Belastbarkeit, Teamfähigkeit – und das alles zu einem Gehalt aus dem Mittelfeld. Solche Profile sind nicht falsch, sie sind nur unvollständig. Es fehlt die Angabe, worauf verzichtet werden kann.

Denn genau darum geht es. Der Markt liefert selten die Kombination aus allem. Er liefert Menschen, die drei von fünf Punkten sehr gut erfüllen und zwei gar nicht. Ob eine Besetzung zustande kommt, hängt davon ab, ob Sie vorher entschieden haben, welche zwei das sein dürfen.

Drei Fragen, die jedes Profil beantworten muss

Wir gehen im Briefing immer dieselben drei Fragen durch, und sie decken die meisten Lücken auf:

• Was macht diese Person in der ersten Woche konkret? Wer das nicht in drei Sätzen beschreiben kann, hat die Stelle noch nicht durchdacht – dann sucht man ein Gefühl, keine Position.
• Wer hat die Aufgabe bisher gemacht, und warum macht sie es nicht mehr? Die Antwort erklärt oft mehr über die Stelle als die Stellenbeschreibung. Sie ist auch die Frage, die Kandidatinnen im Gespräch als erste stellen.
• Woran würden Sie nach sechs Monaten merken, dass es die richtige Entscheidung war? Das übersetzt vage Anforderungen in überprüfbare Erwartungen – und macht sie im Interview abfragbar.

Muss, kann, egal

Danach sortieren wir jede Anforderung in genau eine von drei Kategorien. „Muss" sind die Punkte, ohne die jemand die Aufgabe nachweislich nicht erfüllen kann – meist deutlich weniger, als zunächst gedacht. „Kann" ist alles, was erlernbar oder ersetzbar ist. „Egal" ist das, was aus Gewohnheit im Profil steht.

Diese Sortierung ist unbequem, weil sie Entscheidungen erzwingt. Sie ist aber der wirksamste Schritt überhaupt: Ein Profil mit drei echten Muss-Kriterien führt zu Gesprächen, ein Profil mit elf führt zu einer leeren Liste. Und häufig zeigt sich dabei, dass die Stelle in dieser Form gar nicht besetzbar ist – dann ist ein anderer Zuschnitt die Lösung, nicht mehr Suchaufwand.

Der Gehaltsrahmen gehört ins Profil

Kein Punkt wird so oft aufgeschoben und kostet so viel Zeit. Wer den Rahmen erst im dritten Gespräch nennt, riskiert, dass drei Wochen Arbeit an einer Zahl scheitern, die von Anfang an feststand. Und in einem Markt, in dem Kandidatinnen parallel im Gespräch sind, verliert man dabei nicht nur Zeit, sondern die Person.

Nennen Sie eine Spanne, und nennen Sie sie früh. Wenn die Spanne unter dem Marktniveau liegt, ist das eine wichtige Information – dann muss an anderer Stelle etwas geboten werden, oder das Profil muss kleiner werden. Beides lässt sich lösen. Nicht lösen lässt sich eine Absage nach vier Terminen.

Woran Sie merken, dass das Profil nicht trägt

Es gibt zwei verlässliche Warnzeichen. Das erste: Auf die Ansprache kommen freundliche Absagen mit derselben Begründung – dann ist ein konkreter Punkt das Problem, meist Gehalt, Arbeitszeit oder Standort. Das zweite: Es kommen Rückläufe, aber niemand passt fachlich – dann beschreibt das Profil nicht, was die Stelle wirklich verlangt.

In beiden Fällen ist Nachsteuern kein Scheitern, sondern der normale Verlauf. Wichtig ist nur, dass es nach vier Wochen passiert und nicht nach vier Monaten. Deshalb geben wir während einer Suche regelmäßig Rückmeldung – auch dann, wenn die Nachricht lautet, dass wir etwas ändern müssen.

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